3 savjeta kako zvučati profesionalnije u radnoj e-pošti

U modernom dobu vaš posao može zahtijevati da šaljete e-poštu suradnicima, šefovima, klijentima itd.

Vaša e-pošta nije jednostavna poruka; ono predstavlja tko ste vi kao profesionalni zaposlenik. Stoga, želite biti sigurni da je svaka vaša poslana e-pošta dobro napisana i laka za čitanje.

Ako vaša tvrtka koristi određeni program – poput Microsoft Outlooka, na primjer – možda ćete htjeti naučiti kako se prijaviti oblikovanje poruke . Bez obzira na platformu koju koristite za razmjenu poruka, postoje razni bitni savjeti kojih biste se trebali pridržavati prije nego što kliknete Pošalji u svojoj e-pošti.

Funkcioniranje u profesionalnoj sferi može biti izazov za svakoga, ali možda najviše za one koji upravljaju simptomima mentalne bolesti ili drugim problemima mentalnog zdravlja.

Srećom, na internetu su dostupni mnogi alati koji vam pomažu u upravljanju tim stresorima, razvijanju dobrih mehanizama suočavanja i dijeljenju osjećaja. Kliknite ovdje za više informacija i članaka koji mogu pružiti daljnji uvid i pristup liječenju, ako je potrebno.

Lektorirajte svoju radnu e-poštu

Najvažniji i najvrjedniji alat koji imate na raspolaganju je lektura. Prije nego što razmislite o slanju e-pošte, razmislite o važnom pitanju: ima li vaša e-pošta gramatičkog i logičkog smisla?

Provjerite ima li gramatičkih pogrešaka pomoću unaprijed ugrađenog alata za provjeru pravopisa e-pošte, ako je dostupan. Ako sumnjate u svoj alat za provjeru pravopisa, nemojte se bojati koristiti vanjske resurse (kao što je online rječnik).

Druge gramatičke pogreške na koje treba obratiti pozornost mogu uključivati:

koliko je jezgri moj procesor

• Neispravna uporaba velikih slova
• Neispravna uporaba interpunkcije (zarezi, točka-zarez, itd.)
• Neprikladan stil pisanja i ton za profesionalno okruženje
• Neispravna uporaba vlastitih imenica – to je posebno važno kada se obraćate drugim osobama; Malo je stvari neugodnije od pogrešnog pisanja imena nekoga (ili nečega) važnog!

Kada je vaša e-pošta spremna, pročitajte je naglas da vidite ima li smisla. Ponekad jednostavno po načinu na koji zvuči možete znati je li rečenica 'isključena'.

Odatle možete unijeti bilo kakve ispravke kako biste bili sigurni da je cjelokupni tok e-pošte dosljedan.

bilješka 5 korijen verizona

Na kraju, ako imate vremena, spremite e-poštu kao skicu i udaljite se od nje. Također možete zamoliti bilo koje najbliže prijatelje ili obitelj da pročitaju vašu e-poštu kako bi vidjeli jesu li uočili pogreške.

Dobro pravilo je da pritisnete 'pošalji' samo kada ste sigurni da ste lektorirali i ponovno razmotrili sve u svojoj poruci najbolje što možete.

Budite koncizni u poslovnim e-porukama

Svatko u vašoj tvrtki ima svoje odgovornosti koje treba ispuniti, stoga je korisno poštovati njihovo vrijeme stvaranjem sažetih e-poruka. Ako ih učinite kratkim, slatkim i jasnim, možete brzo dobiti jasan odgovor i nastaviti sa svojim danom.

Prvo provjerite sadrže li vaše poruke kratke, lako razumljive odlomke. Zapravo, svaki odlomak ne mora biti duži od dvije rečenice.

Pretpostavimo da vaša e-pošta zahtijeva da napišete više odlomaka pune dužine. U tom slučaju, možete razmisliti o zakazivanju osobnog sastanka s kim god šaljete e-poštu kako biste smanjili zabunu i pogrešnu komunikaciju.

Osigurajte da svaki vaš odlomak uključuje samo relevantne informacije. Koliko god primamljivo bilo uključiti male detalje koji bi mogli pomoći vašem primatelju da razumije vašu poruku, ali smanjivanjem tih dodataka možete stvoriti e-poruku koja je kratka i izravna.

Ove vrste poruka čitateljima je često puno lakše razumjeti, a vaša će strana koja ih prima vjerojatno postaviti razjašnjavajuća pitanja ako je potrebno.

Još jedan koristan način korištenja jezgrovitog jezika jest biti oprezan s glagolima 'biti'. Na primjer, nešto poput 'Želim moći poslati izvješće' može se skratiti u 'Šaljem izvješće'.

U ovom biste scenariju eliminirali glagol 'biti' i zamijenili ga aktivnim glagolom koji eliminira riječ.

Pišite tonom s poštovanjem

Iznad svega, svoju poruku prenesite s poštovanjem.

Agresija u e-poruci može djelovati kao zlobna budući da vam se primatelj ne obraća izravno. Možete izbjeći ovaj slučajni ton, čak i kada donosite loše vijesti, tako da uravnotežite negativnost s pozitivnošću.

Na primjer, ako želite kritizirati učinak zaposlenika, možete započeti rečenicu govoreći nešto pozitivno i završiti je svojom kritikom.

Dodatno, izbjegavajte korištenje 'ali' . Negira prvu polovicu rečenice, pa čak i ako počnete s nečim pozitivnim, korištenje 'ali' može natjerati nekoga da pomisli da ste neiskreni. Dakle, zamijenite 'ali' s 'i' tako da obje izjave ostanu istinite.

Također možete razmisliti o uključivanju kratkog potpisa na kraju svoje poruke. Ovi potpisi mogu pomoći u prenošenju važnih kontaktnih i osobnih podataka vašem primatelju.

Ako želite, idite na svoje postavke e-pošte i postavite potpis koji uključuje vaše ime, telefonski broj za kontakt i druge stranice s kojima ste povezani.

Ako vaša tvrtka ima logotip, možete razmisliti o uključivanju vizuala kao dijela vašeg potpisa. Rezultat je e-pošta koja zvuči i izgleda profesionalno, koja održava ton poštovanja.

ikone na radnoj površini imaju plave strelice

Zaključak

Jedna od važnih stvari koje morate imati na umu jest da pišete kratke, jezgrovite poruke bez pogrešaka koliko god možete, čak iu ležernijim e-porukama. Time ćete pokazati svom šefu da ga poštujete, a sebi govorite da ste doista profesionalac kakvog biste željeli da vas drugi vide.